Dostęp do zasobów archiwalnych
I. Zasób archiwum
Składnica Akt Komendy Miejskiej Policji w Łodzi pozostaje w strukturze Wydziału ds. Ochrony Informacji Niejawnych Komendy Miejskiej Policji w Łodzi przy ul. Sienkiewicza 28/30. Ponadto odrębne składnice akt funkcjonują w każdym podległym Komendzie Miejskiej Policji w Łodzi komisariacie policji.
Działalność składnicy akt prowadzona jest w oparciu o zbiór akt wytworzonych od roku 1956 przez Milicję Obywatelską oraz od 1990 roku przez Policję.
Na zasób akt Archiwum KMP w Łodzi składają się:
- materiały archiwalne, stanowiące część narodowego zasobu archiwalnego wśród, których wyróżnić można wydane przez organ Policji m.in.: zarządzenia, rozkazy organizacyjne i personalne, decyzje oraz opracowania statystyczne,
- dokumentacja niearchiwalna, podlegająca brakowaniu obejmująca m.in: akta kancelaryjno – biurowe, akta szkolenia i doskonalenia zawodowego, współpracy i współdziałania z podmiotami pozapolicyjnymi, akta służby patrolowo – interwencyjnej, akta ruchu drogowego, akta spraw o wykroczenia, akta spraw operacyjnych, akta kontrolne postępowań przygotowawczych.
II. Realizowane zadania
1. Przejmowanie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z podporządkowanych komórek organizacyjnych Policji garnizonu łódzkiego.
Akta archiwalne i dokumentacja niearchiwalna przyjmowana jest do zasobu archiwum na podstawie spisów akt przekazanych:
2.Ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej zgodnie z zasadami archiwistyki.
3. Wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i reprodukcji przechowywanych materiałów oraz zaświadczeń na podstawie tych materiałów.
4.Udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej.
5.Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej kat. „B” oznaczonej symbolem „B” i „BE” oraz udzielanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej kat. „B” oznaczonej symbolem „BC”.
6. Udzielanie pomocy metodycznej i konsultacji w sprawach archiwalnych związanych z klasyfikowaniem i opracowaniem dokumentacji przed zdaniem do archiwum i składnic akt.
7. Przeprowadzanie protokolarnej kontroli stanu liczbowego zasobu archiwum lub składnicy akt z zapisami w ewidencji - skontrum.
III. Wybrane przepisy
1. Ustawa z dnia 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. (Dz. U. 2022, poz.164).
2. Ustawa z dnia 06.09.2001 r. o dostępie do informacji publicznej. (Dz. U. 2022. poz. 902).
3. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22.06.2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych (Dz. U. 2011 r. Nr 196, poz. 1161).
4. Zarządzenie nr 45 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20.05.2008 r. w sprawie postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w archiwach wyodrębnionych podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji lub przez niego nadzorowanych. (Dz. Urz. MSWiA 2008 r. Nr 9, poz. 42).
5.Zarządzenie nr 43 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 28.09.2017 r. w sprawie trybu brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz sposobu postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych oraz organy i jednostki organizacyjne podległe temu ministrowi lub przez niego nadzorowane(Dz.. Urz. MSWiA poz. 59).
6. Zarządzenie nr 10 Komendanta Głównego Policji z dnia 15 maja 2020 r. w sprawie Jednolitego rzeczowego wykazu akt Policji
7. Zarządzenie Nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11.09.2008 r. w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej Policji. (Dz. Urz. KGP 2008 r. Nr 16, poz. 95).
8. Zarządzenie Nr 8 Komendanta Głównego Policji z dnia 14.07.2016 r. w sprawie metod i form brakowania dokumentacji niearchiwalnej w Policji (Dz. Urz. KGP 2016, poz. 41).
IV. Zadania realizowane na rzecz podmiotów zewnętrznych
(Dostęp do zasobu archiwum)
1.Dostęp do materiałów archiwalnych
Realizowany jest na podstawie Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22.06.2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych.
Udostępnienie akt archiwalnych następuje poprzez:
- umożliwienie zainteresowanym lub ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami;
- przekazanie zainteresowanym informacji zawartych w materiałach archiwalnych w postaci reprodukcji tych materiałów albo w postaci pisemnej odpowiedzi na zapytanie.
Materiały archiwalne udostępnia się na podstawie pisemnego zgłoszenia zainteresowanego.
2. Dostęp do dokumentacji niearchiwalnej
Realizowany jest na podstawie Zarządzenia Nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11.09.2008 r. w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej Policji .
Udostępnienie akt niearchiwalnych następuje poprzez:
- umożliwienie zainteresowanym lub ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami;
- przekazania podmiotom zainteresowanym informacji zawartych w aktach w postaci odpowiedzi na zapytanie;
- przekazanie podmiotom zainteresowanym kopii akt lub wyciągu z akt;
- wypożyczenie podmiotom zainteresowanym akt lub ich części.
Akta niearchiwalne udostępniane są na miejscu na miejscu i wypożyczane poza składnice akt na podstawie pisemnego wniosku o udostępnienie akt złożonego do składnicy akt KMP w Łodzi/ składnicy akt komisariatu policji
Dla jednostek/komórek organizacyjnych Policji obowiązuje "karta udostępniania akt" – zał. 12 do Zarządzenia Nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11.09.2008 r. w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej Policji .
- Udostępnianie dokumentacji i akt zawierających dane osobowe następuje zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.
- Udostępnianie akt operacyjnych następuje zgodnie z przepisami regulującymi czynności operacyjno-rozpoznawcze i z przepisami o ochronie informacji niejawnych.
- Udostępnianie informacji niejawnych następuje zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych.